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Firma Digitale PDF Print

Intro 

pdf communicazione direttore generale (18/07/2016)

La firma elettronica si chiede all'ufficio didattica di pertinenza (Nicola Micheloni per Economia).
Con questa si riesce a firmare i verbali d'esame in ESSE3.
Per altri documenti viene usato l'applicativo del Cineca "USign".
La firma di ESSE3 viene propagata dopo 1 giorno in Usign.
Qui l'accesso a Usign.
Vedi Wiki di Usign. Vedi intranet alla voce: Servizi, Strumenti, Firma digitale 

Per problemi di propagazione o altro sentire i referenti per la firma elettronica (Luciano Vallone per Economia, Andrea Masiero, Marco Trainotti, ...)

I protocolli salvati in Titulus verranno automaticamente copiati sull'applicativo "Conserva" del Cineca.
Per problemi con i protocolli sentire Cristina Dalla Longa.

Ci sono indicazioni come stilare i documenti da digitalizzare al link seguente, vedi in particolare "manuale di gestione del protocollo ...", "manuale della conservazione", "istruzioni per la produzione di documenti accessibili ..."

Attenzione: la firma scade ogni tanto. In quel caso rivolgersi all'ufficio didattica in prima battuta.

Riassunto riunione 27/7/2016

Firma digitale

Dal 12 agosto 2016 tutti gli atti (tutto quello con rilevanza protocollo) saranno in modalità digitale

Si è deciso di solo occuparsi di rendere il documento finale digitale e di non interessarsi a tutto il workflow.

Esempio studente 150 ore: firma la presenza quando arriva. Dobbiamo dare la firma digitale a tutti o firmiamo noi il loro arrivo (molto più semplice)?

CINECA avrà forse pronto funzionalità a fine anno, che ci darà la possibilità di fare a meno della SmartCard. Si potrà anche firmare attraverso smartphone.

Il certificato digitale che c'è all'interno della SmartCard (che viene messa all'interno del lettore) o la chiavetta (“token”) usb è quello che identifica la persona che firma.

Smart Card circa 25 Euro. Token USB circa 60 Euro.

Vantaggio della chiavetta: si può portare in giro.

Si può comprare da Poste Italiane o dalla Camera di Commercio.

Per leggere un documento firmato non serve la Smart Card, serve un programma che legge i file firmati tipo P7m.

Il certificato della firma ha una durata di 3 anni, rinnovabile una volta. Se non si rinnova, scade.

La firma digitale può anche essere usata per scopi privati.

Se stampo un documento firmato digitalmente non si vede la firma e non ha lo stesso valore.

Usiamo Dike o il software della chiavetta per firmare.

3 formati possibili:

.p7m: si estrae il documento firmato con lo stesso programma di firma, ad esempio Dike

.pdf: si apre normalmente con Acrobat. Si può firmare direttamente e dice che è stato firmato all'apertura. Se il file non è statico (xls con formule) non si può utilizzare

.xlm: usi particolari

Non è obbligatorio mettere un documento firmato sul web (anzi meglio di no, ci si mette un attimo a copiare e sostituire la firma scansionata). Se uno vuole accedere al documento firmato, basta dare accesso al documento originale negli atti.

Accessibilità dei documenti

Vedere manuali di riferimento nelle FAQ

Documenti non troppo lunghi, semmai più documenti

Sommario per poter orientarsi più velocemente, titoli di primo, secondo, terzo livello

Non mettere spaziature ma interlinea, non mettere spazi impaginare paragrafo con spaziatura prima e dopo.

Immagini con didascalia e testo alternativo descrittivo

Funzionalità Word, verifica documento, verifica accessibilità

Salvare in formato aperto (docx, odt, …) o in pdf. Scegliere conforme a ISO (PDF/A): senza macro, senza data automatica, include font utilizzati.

Non usare Pdfcreatore o simile perché peggiora l'accessibilità del pdf.

Togliere documenti con foto, scansioni dal web perché sono fuori legge.

Archiviazione (protocollo)

Il documento firmato non devo tenerlo (perché poi mi scade la firma) ma devo darlo a un azienda (Poste, Cineca, …) e poi confermare tutti i documenti ogni anno.

Allegato N. 7 : info teoriche

* provvedimenti: alla firma del dirigente

decreto: alla firma del rettore

decreto direttoriale: alla firma del direttore generale

Dott. Rucci a dott. Nifosì: protocollo normale

* Funzione workflow di Titulus: Masiero invia comunicazione a rettore (scegliere: classificazione II/1), viene approvato da gerarchia e quindi include automaticamente Paiusco e Bianco.

Approvando in titulus è equivalente a firmare digitalmente.

* Specializzando: atto firmato dal rettore, stampa con conferma che c'è stata la firma del rettore, lo specializzando firma in presenza di Cristina Dalla Longa, lei attesta la sua firma.

* Firma elettronica = quando si entra con le credenziali GIA nella posta elettronica vale a tutti gli effetti, ma non vale all'esterno dell'ateneo.

* Diploma di laurea: diploma non è necessario per la laurea, è un corredo, quindi non prettamente necessario.

* Vicario: firmare per conto di qualcuno se è assente. Possibile in Titulus

* Protocollo di una email: salva email in formato xml o pdf e associa al protocollo, non stampare

* Quando si legge un doc inviato da titulus si mette automaticamente la propria sigla, altrimenti si deve “modificare” il documento

* Se arriva dall'esterno documento elettronico devo accettarlo,.ma posso rifiutare se non è accessibile


 

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